Статус заказа оптового клиента на сайте — это короткая формулировка этапа, которую закупщик видит в личном кабинете после входа. Цифра совпадает с учётной системой и меняется автоматически при обмене данными. Если на экране «в обработке» уже неделю, а менеджер говорит «ещё не собрали», клиент снова звонит в отдел продаж.
Когда статусы нужны в кабинете
Показывайте этапы заказа, если хотя бы одно условие верно.
- постоянные клиенты оформляют заказы сами, но спрашивают «где груз»;
- менеджеры вручную отвечают на одни и те же вопросы о сроке отгрузки;
- заказ проходит несколько этапов: резерв, сборка, счёт, отгрузка, доставка;
- у вас уже есть личные цены или повтор заказа, но нет прозрачности после оформления.
Статус не заменяет менеджера при спорных условиях. Он снимает рутину с типовыми заказами.
Что видит закупщик — и что остаётся внутри
Закупщику нужны понятные слова, а не коды из учёта. Внутри могут быть десятки служебных статусов. На сайте достаточно пяти–семи этапов для активного заказа.
| Внутренний этап в учёте | Формулировка на сайте | Что можно добавить |
|---|---|---|
| Принят, ожидает проверки | Заказ принят | Номер и дата, состав позиций |
| Резерв / проверка остатков | Проверяем наличие | Срок ответа, если позиция под заказ |
| Согласование / счёт выставлен | Ожидаем оплату | Ссылка на счёт или сумма |
| Комплектация на складе | Собираем заказ | Ориентир по дням без точной даты |
| Отгружен / передан перевозчику | Передан в доставку | Трек-номер, если есть |
| Доставлен / закрыт | Заказ выполнен | Кнопка «повторить заказ» |
| Отменён | Заказ отменён | Причина в одной строке, если известна |
Не выводите на витрину статусы вроде «ждёт решения директора» или «ошибка обмена с 1С». Для клиента это шум.
Заказ и отгрузка — два разных статуса
В учётных системах часто разделяют статус заказа и статус отгрузки. Заказ может быть «оплачен», а отгрузка — «в пути». На сайте покажите оба поля, если клиент получает частичные поставки.
Пример для оптовика с несколькими складами:
- Заказ №1042 — «Собираем» (общий этап).
- Отгрузка 1 из 2 — «Передана перевозчику», трек указан.
- Отгрузка 2 из 2 — «Ожидает сборки на складе».
Так закупщик понимает, почему часть позиций уже в пути, а часть ещё нет.
Уведомления — когда писать клиенту
Письмо или сообщение в мессенджер уместно при смене важного этапа: счёт выставлен, заказ отгружен, доставка завершена. Не спамьте при каждом внутреннем переносе между служебными статусами.
Правила:
- текст совпадает с формулировкой в кабинете;
- есть номер заказа и ссылка на детали;
- сервисные письма не смешиваются с рекламой;
- клиент может отключить лишние уведомления, если каналов несколько.
Связка с учётной системой
Статус на сайте должен обновляться из одного источника правды — учёта или CRM. Ручная смена в двух местах расходится через неделю.
Порядок настройки:
- Выпишите все статусы заказа и отгрузки, которые реально используют менеджеры.
- Сгруппируйте служебные этапы в пять–семь клиентских формулировок по таблице выше.
- Настройте обмен: при смене статуса в учёте обновляется запись в кабинете.
- Проверьте десять последних заказов вручную: учёт, сайт, письмо клиенту.
- Добавьте в кабинет дату последнего обновления статуса.
Если обмен с 1С идёт с задержкой, напишите это рядом со статусом: «данные обновляются раз в N часов». Честная задержка лучше, чем устаревшая цифра.
Чек-лист перед запуском
- Закупщик после входа видит список заказов и текущий этап каждого.
- Формулировки на сайте совпадают с тем, что говорит менеджер по телефону.
- Служебные и ошибочные статусы не показываются клиенту.
- При частичной отгрузке видны статусы по каждой отгрузке.
- Уведомления уходят только на ключевых этапах.
- Есть кнопка «повторить заказ» или ссылка на историю для завершённых.
- После тестового заказа статус в учёте и в кабинете совпадает.
Когда не выводить статусы на сайт
Не подключайте кабинет со статусами, если каждый заказ уникален и этапы не повторяются. Закупщику проще созвон с менеджером.
Не обещайте точную дату доставки в статусе, если срок зависит от производства, таможни или перевозчика. Пишите этап, а не календарный день.
Не показывайте статус «оплачен», пока оплата не подтверждена в учёте. Расхождение с бухгалтерией — частая причина споров.
Что делать дальше
Возьмите десять последних заказов постоянных клиентов. Для каждого выпишите: какой статус в учёте, что видел бы закупщик по таблице выше, звонил ли он менеджеру. Расхождения — первый список правок. Запустите статусы для одной группы клиентов и через месяц сравните число звонков «где мой заказ». Нужна помощь с кабинетом, статусами и связкой с учётной системой — обсудим первый шаг в Telegram: https://t.me/+ne4VmUcDHW1lMmIy.